Kommunchef

Inlägg med etiketten ‘journalistik’

På senare tid har framförallt Södermanlands Nyheter på olika sätt mer eller mindre rasat mot ledningen i Landstinget Sörmland. Bakgrunden är arvodesbestämmelser som inte fattats beslut om i rätt instans. Vad jag förstår så har det inte inneburit några merkostnader, men ett fel är begånget för länge sedan och nu är det tillrättat.

Igår läste jag Karin Welins och Åsa Kullgrens inlägg på Second Opinion. Artikeln avslutas med följande vädjan.

En nyanserad och saklig rapportering med grund i fakta kan väl ändå inte vara ett orimligt krav?

Medierna i P1 tar upp samma fråga idag under rubriken Nyköpingsuppror.

Nu ställs frågan om inte Södermanlands nyheters granskning övergått i kampanjjournalistik utan proportioner.’

Fredrik Pettersson ger en .

Jag och mina kollegor och medarbetare har i ett halvår målats ut som giriga roffare och arroganta maktmänniskor genom rapporteringen i Sörmlands Nyheter. Här kommer, i ett långt och helt ocensurerat inlägg, my side of the story.

Jag känner igen frustrationen som uppstår när man inte får fram fakta i en diskussion. Fakta, som vi var och en kan bilda oss en uppfattning utifrån är en förutsättning för en välfungerande demokrati.

Jag läste för en tid sedan Malin Ullgren på DN-kultur debatt om Den nya faktafebern. Hon inleder med;

Statistik, siffror, sakkunskap. Just nu tycks vi besatta av kalla fakta. Varför? Till slut har vi tröttnat på löst tyckande i medier och bloggar, skriver Malin Ullgren.

Jag tror att många människor vill ha möjlighet att vara med och se saker såsom du är, utan att det alltid behöver få någon annans personliga analys. Där fyller en öppenhet med statistik, siffror och sakkunskap en roll. Jag tror dock att man utöver det vill ha tolkningar, gärna från många olika vinklingar för att skapa sig sin egen sanning. Människor har inte tröttnat på löst tyckande, men vill kunna värdera det.

Så fort man analyserar ett ämne så gör man det givet en referensram. I forskningen benämner man ofta det som att tillämpar en viss teori – sedan ska man enligt metodiken följa den teoretiska ramen utan personlig vinkling i ”faktadelen”. Då menar man att det man kommer fram till är sant, ofta med brasklappen givet den teoretiska ansats som valts. Gott så, bättre går säkert inte att göra. Men i grund och botten är vi människor alltid subjektiva.

Det finns inget motsatsförhållande mellan fakta och personliga värderingar!

Så – gärna fakta, gärna åsikter och sedan självklart min egen slutsats om ”sanningen”.

Här finns en otroligt viktig uppgift för alla duktiga jornalister i Sverige som väljer att leva och verka vid pressens opinionsnämnds etiska regler.

Ge korrekta nyheter

1. Massmediernas roll i samhället och allmänhetens förtroende för dessa medier kräver korrekt och allsidig nyhetsförmedling.

…

Hör båda sidor

13. Sträva efter att ge personer, som kritiseras i faktaredovisande material tillfälle att bemöta kritiken samtidigt. Sträva också efter att återge alla parters ståndpunkter. Var uppmärksam på att anmälningar av olika slag kan ha till enda syfte att skada den som blivit anmäld.

Att dominerande journalister tar sig friheter som du och jag inte har händer hela tiden.

Bara denna vecka så har jag förvanskats och utsatts flera gånger. Ett exempel är vad jag sade i en text om chefsrörlighet, se bild – där jag givetvis på intet sätt instämmt, men däremot sagt att jag känner till. Jag ringde då till ansvarig utgivare som snyggt rättade till det.

Bakrunden är att journalisten fortfarande är sur på mig för att jag publicerade hennes insinuanta frågor på min blogg. Hon vägrar därför maila mig citat utan talar in dem på min telefonsvarare. När journalisten samma dag ringer och är irriterad för att jag inte vill bestämma vad jag tycker om en återremiss om organsiationsförändringar så avslutar hon med att säga att hon och nyhetsavdelningen är mycket konfunderande över det faktum att ”opinionsavdelningen” rättar i hennes artiklar. Jag har nog sårat henne. Hon äger själv att hon känner sig kränkt.

Intresssant både gällande Katrineholms Kurirens journalister och chefredaktören som intervjuades i dagens medierna är det uppenbara ovana att själva bli granskade. Deras enorma vana att definiera sina budskap och äga publiceringskanalerna.

En annan aspekt är att många verkar ha en bild av att det som står i tidningarna är sant. Jag har på senare tid talat en hel del med människor som är uppörda över justeringar i bildningsnämndens verksamhet. När vi talat ett tag så har det vid flera tillfällen frågan -”Varför står inte det i tidningen?” uttalats. Detsamma  framgår bl.a. i dagens medierna.

Nåväl, de som nu utsätts för granskning har mitt fulla stöd som människor. Alla människor kan göra fel och lära sig av det. vad jag förstår så är det vad som hänt. Just nu behöver de nog bara medmänniskor som finns nära.

När det blir som intensivast så är det lätt att tappa sin vanliga tilltro till sig själv och sitt omdöme. Mitt i #kkgate malde mina tankar dygnet runt. Sent en natt skrev Maria Andersson på min facebooksida.

Mattias, Du är en man att beundra! Tänk om fler kunde vara som dig! Jag tror bannemej vi skulle ha ett bättre samhälle då.

Då kom tårarna.

Jag får väl inledningsvis säga, oj. Vilken kraft, vilket engagemang. Jag har tidigare skrivit om nätverk som en kompetens och styrkan, effekten av att våga ta in feedback och att nätverk i sig skapar mervärde. Den ultimata formen av gemensamt skapande oaktat vilket område det gäller är så mycket klokare och bättre än vad jag någonsin kunna prestera själv. Tack till er alla!

Vad gäller publiceringen av frågorna och dess svar så är jag öppen för lärande. Jag har inte hittills övertygats om att det var fel.

Jag tycker att saker blir bättre när människor samarbetar och för att det är den jag är.

Jag tycker att det är bra med grävande journalistik. Makten ska granskas.

Jag är inte journalist, men förstår inte hur granskningen försvåras av öppenhet. Möjligtvis blir nyhetsvärdet mindre, men det är väl mer en företagsekonomisk fråga?

Vad gäller Katrineholms Kurirens artiklar så är det framförallt bilden av en tweet, skickad 21.30 som förlöjligas och framställs som att den skickas kl. 16:07 samt ett inlägg skickat sent på kvällen den andra februari  som utmålas som nonsens, under arbetstid som jag reagerar emot. Jag frågade journalisten vad arbetstid var för henne, hon svarade 8-17.

En normalvecka för mig är inte 8-17. I snitt arbetar jag 60-70 timmar i veckan och har utöver det beredskap som krisledningschef de andra timmarna. Tiden mellan 8-17 möter jag primärt människor på andra sätt.

Nåväl nätverket är en del av vår kompetens, det kan vara grannen, kompisen, arbetskamraten eller en kontakt du har i den digitala världen. Jag har ett stort nätverk. Ibland tycker vi lika och ibland olika. Det viktiga är att vi tar intryck av varandra.

För två år sedan visste jag knappt vad sociala medier var, nu har jag lärt mig av många, framförallt av Thomas Selig. Tack för det!

Nätverket gör en stark – när man är stark ska man vara snäll. Snäll avgör andra om man är. Jag har försökt vara snäll mot Katrineholms Kuriren, alltid tillgänglig och öppen. De har säkert skrivit 100-tals artiklar med mig inblandad. Jag har sedan länge;

• Erbjudit att blogga hos dem
• Erbjudit er, mitt nätverk att hjälpa dem med sociala medier
• Erbjudit möjligheten att skriva återkommande krönikor
• Erbjudit att ställa upp ”Kommunchefen mot väggen” (jag hade tänkt med tillhörande Ustream-sänding ;))
• Erbjudit att alltid kommentera intressanta nyheter
• osv

Idag har jag kontaktat chefredaktör Krister Wistbacka för att se hur vi kan gå vidare. Alla mina erbjudanden står kvar. Katrineholms Kuriren är en otroligt viktig medspelare och granskare i kommunikationen med Katrineholmarna.

Alla kan göra fel – och förhoppningsvis lära av det.

Som människa gör jag har gjort fel, gör fel och fortsätter göra fel - och jag försöker lära.

Två sidor i dagens Katrineholms Kuriren består fö av sk. Crowdsourcing- kommentarer från kkuriren.se. Väldigt roligt. De verkar också fokusera vidare bl.a. på den digitala klyftan vilket jag tycker en mycket viktig fråga.

För den som verkligen är intresserad av vad jag gör och hur det uppfattas, så lämnar jag förutom mina digitala fotspår ett erbjudande till den journalistist som vill att följa mig rent fysiskt i arbetet. Kommunalt arbete är fantastiskt och gravt undervärderat.

Världen skapas av människor, människor finns i organisationer.

Relationer är med personer inte organisationer.

/Mattias Jansson, människa, pappa, man och kommunchef – i den ordningen.

Jag fick igår ett antal frågor från Katrineholms Kuriren och fick också god hjälp på de sociala medierna med svar. Tack alla!

Hej Marlene

Vad trevligt att ni engagerar er i de sociala medierna. Det var stora frågor du ställer, jag försöker svara uttömmande nedan. Det är svårt att få med alla aspekter och i mångt och mycket så blir det ett sätt att arbeta, som integreras i min dagliga gärning. Ett exempel på det är när jag fick frågorna av dig igår och jag bad om hjälp, se gärna https://kommunchef.com/2011/02/fragor-fran-katrineholms-kuriren-granskning-av-sociala-medier som lästs av 1 500 personer sedan igår kväll. Frågan har också diskuterats livligt på

Jag ger mig iväg på möte nu, men har du kompletterande frågor får du gärna ställa dem per e-post, eller för den del på annan kommunikationskanal.

1. Hur och varför startade projektet sociala medier?

Det är viktigt att kommunicera med dem man är till för. Både för att ge, men också för att få intryck. Därför började Katrineholms kommun med att aktivt använda sociala medier under hösten 2009. Syftet av användningen var i grunden samma syfte som idag: att skapa kontaktytor med människor just på de platser, där människorna finns. Sociala medier har blivit en självklar del av vardagen för många människor och då måste vi finnas även där som kommun.

2. Hur togs kontakt med Thomas Selig och sedan när har han ett avtal med kommunen samt hur länge?

Thomas Selig kontaktades av Jenny Bolander, Kommunchefshandläggare, under hösten 2009 med en förfrågan om att vara behjälplig med sociala medier. Efter det träffades jag och Thomas Selig för första gången vid en inledande lunch i Katrineholm.

Efter lunchmötet tecknades ett avtal med ett visst timantal som sedan förlängdes och utökades.

I skrivande stund finns det ett avtal som löper till april 2011 samt ett annat avtal om live-sändning av kommunfullmäktige som löper året ut.

3. Vad är syftet med sociala medier i kommunen? och 4. Hur gagnar sociala medier kommunmedborgarna?

Det korta svaret är att vi ska vara tillgängliga där medborgarna, som vi är till för, finns. Sociala medier ersätter inte utan kompletterar kommunikation i andra kanaler. Samma fråga ställdes i webbens barndom – ”Varför ska kommunen finnas på webben?”. Idag är det en självklarhet att kommunen finns på webben och erbjuder information och e-tjänster.

Regeringen anknyter till det och har, via uppdrag till e-delegationen, utarbetat riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier.

”Det kan finnas många skäl till att myndigheter använder sociala medier, till exempel för att skapa relationer, förtroende, nå nya grupper, omvärldsbevakning.”

http://www.edelegationen.se/sida/riktlinjer-for-sociala-medier

Mats Odell uttalade sig också här;

”– Jag tror det kommer att växa. Myndigheterna har en bra kontaktmöjlighet som också är billig för skattebetalarna. Man möter upp människor där de redan finns istället för att skapa egna mötesplatser, säger han.”

I artikeln formuleras exemplet San Francisco;

”I USA använder två tredjedelar av myndigheterna sociala medier i dag. Mats Odell nämner San Fransisco som en förebild, där 260 000 medborgare har Facebook och mycket av stadens kommunikation förs där. Han ser en liknande utveckling i Sverige.”

http://www.dagensmedia.se/nyheter/dig/article131107.ece

Fullversion av riktlinjerna är på 67 sidor PDF.

I 4 § förvaltningslagen (1986:223) står följande: Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt.

5. Enligt fakturor har kommunen under 2010 betalat drygt 267 000 kronor till Seligs företag Penseo för att bygga upp en plattform för sociala medier. Vad är din kommentar till kostnaden och vad tror du skattebetalarna tycker?

Kommunen har under 2010 visserligen betalat drygt 267 000 kronor till Penseo, men långt ifrån ”endast” för att bygga upp en plattform för sociala medier. Därutöver täcker fakturorna uppdrag som att skapa helhetsstrategier, att utbilda, att skapa flöden mellan många olika tjänster.

Thomas Selig har vidare skrivit fram riktlinjerna för sociala medier (som för övrigt numera används som mall av otaliga andra kommuner och som har legat till grund för bl.a. Datainspektionens och SKL:s arbeten).

Utöver det täcker kostnaderna bl.a. bloggplattform, designarbeten, Facebook-applikationer etc.

6. Twitter och Facebook är ju ganska enkla verktyg som vem som helst kan lära sig att använda på egen hand, oavsett om du är barn eller vuxen. Är det ekonomiskt försvarbart att betala en konsult för att lära sig hur man skriver på Twitter?

Ja, eller hur, det är en lätt, naturlig teknik och innehållet är i mångt och mycket ett samtal. Precis som vi samtalar när vi möts öga mot öga. Sociala medier är dock för många en relativt ny företeelse och det måste vi respektera. Själva nyheten kan skapa rädslor och en distans. Idag är det 20-25% av Katrineholmarna som inte använder digitala medier över huvud taget.

När vi som offentlig organisation ska engagera oss aktivt är det enligt mitt menande är det viktigt att seriöst skapa en plattform och strategi för sociala medier. Att inte göra det vore ansvarslöst. Ja, det är enkelt att använda verktyg som Twitter, Facebook och bloggen, men det är inte trivialt att i en myndighet definiera var gränserna går kring vad som får publiceras, vad som bör publiceras och vad som definitivt inte ska publiceras.

7. Finns det kanske fler kostnader i samband med sociala medier? Exempelvis inköp av utrustning?

Det finns några mindre kostnader i samband med sociala medier, utöver de som hittills nämnts. Att vi t.ex. ibland väljer en något vassare telefon för kommunanställda som använder sociala medier än vad vi skulle gjort i annat fall, kan ses som en sådan. Utöver det finns det några mindre utgifter per år som till exempel går till kommunens pro-konto hos etc.

8. Än så länge är det ju mest du som nyttjat de sociala medierna. Du är bland annat en flitig twittrare har vi noterat. Hur mycket av din arbetstid går åt till twittrande och andra sociala medier?

Dels vill jag påpeka att det inte alls är uteslutande jag som nyttjar de sociala medierna. Från våra biblioteksbloggar över skolorna till informationskontoret och flera andra förvaltningar inom kort, användningen ökar överallt.

När det gäller aktiv tid, så är jag uppkopplad ca två timmar per dag. Men allt det är inte merarbete, mycket utgörs av tid som annars skulle utgöra dödtid och väldigt lite ligger inom det som många kallar ordinarie arbetstid. Exempel på det jag gör är att läsa nyheter, se min läslisa på – dessa nyheter kommenterar jag på https://kommunchef.com/kategori/kommunchef-kommenterar/ Jag berättar varje dag vad jag gör på jobbet och jag läser vad människor i övrigt tycker om oss. Jag tar sammantaget intryck och deltar i samtal.

9. Du reser också runt och föreläser om sociala medier tillsammans med Thomas Selig. Gör du det på arbetstid? Enligt en faktura vi tagit del av från annan ort har kommunen fått 6 000 kronor för en föreläsning. Ingår då resor och arbetstid? Vem betalar ev övernattning? Får Thomas Selig ersättning från dessa 6 000 kronor?

2010 fakturerade Katrineholms kommun 6 000 kronor per påbörjad dag när jag varit ute och föreläst. Till det kommer reskostnader och logikostnader som betalas av arrangören. Utöver det så är mina krav för deltagande att jag marknadsför Katrineholm samt sänder föredraget live via internet för att så många som möjligt ska kunna ta del. Beställningar fr.o.m. 2011 debiteras med 8 000 kronor per påbörjad dag.

2010 fick Katrineholm in ca 100 000 kronor på sådana föreläsningar. Föreläsningarna har varit kring styr och ledningssystem, jämställdhetsarbete, ledarskap, personalpolitik och sociala medier.

Det är inte korrekt att jag reser runt och föreläser tillsammans med Thomas Selig. Vid något tillfälle har Thomas Selig ombesörjt live-sändning av föreläsningar på Internet. Vid ett tillfälle har vi deltagit vid samma konferens, med olika uppdrag. I dessa fall är det självfallet inte Katrineholms kommun som bekostar Thomas Seligs omkostnader utan en fråga som uteslutande rör Thomas Seligs företag och hans resp. uppdragsgivare.

10. I februari 2010 avslog kommunfullmäktige en motion om att utarbeta en bloggpolicy för anställda i Katrineholms kommun. Samtidigt beslutade fm att kommunstyrelsen ska göra en översyn av kommunikationspolicyn och ta fram riktlinjer för hur sociala medier från användas under arbetstid. Vad har hänt?

Det finns riktlinjer för användning av sociala medier inom Katrineholms kommun, när användningen sker som ett led i tjänsteutövningen.

Genomarbetningen av kommunikationspolicyn pågår.

Vi måste t ex se över, på vilka sätt den delvisa övergången från printmedia till digitala vägar påverkar kommunikationen. Fler människor i kommunen använder Facebook än prenumererar på en dagstidning. Vad innebär det för kommunikationen och annonseringen i enlighet med kommunallagen? Skulle man egentligen behöva köpa direktreklam och Facebookannonser? Kanske sms:a ut till alla kommunmedborgare med kvittenser? Som sagt – i en föränderlig värld är en kommunikationspolicy något av det svåraste man kan ge sig på – och ett ständigt förändringsarbete.

I nuvarande vår kommunikationspolicy (pdf), beslutad i kommunfullmäktige 2006 framgår att

”Syftet med kommunens kommunikationsinsatser är att sprida kunskap om kommunens service och verksamhet för att därmed öka motivation och delaktighet samt skapa en öppen attityd mellan kommunen och kommuninvånarna. Välinformerade medarbetare är liksom välinformerade kommuninvånare goda vidareinformatörer och våra bästa ambassadörer.#

I svar på motion om bloggpolicy står att

”Att stimulera användandet av sociala medier bygger på principer kring tillit och öppenhet. Sociala medier som kommunikationssätt är ett sätt att realisera dessa. Katrineholms kommun tror på öppenhet och på sina anställda och var och ens förmåga att själva fatta kloka beslut. Det är kommunens personalpolitik.”

11. Anser du att det ingår i din tjänst som kommunchef att twittra, blogga och facebooka på arbetstid om ibland ganska oväsentliga och banala saker som inte alls har med kommunal verksamhet att göra?

Ja. Jag arbetar som kommunchef men hur jag gör det är mycket beroende av vem jag är som människa. Jag försöker att vara mig själv och inte spela en roll. Eftersom jag och Katrineholms kommun tycker att det är viktigt med kommunikation med dem vi är till för så vet vi också att människor bättre kommunicerar om man känner att det finns en relation. Relationer är med personer, inte organisationer. Jag tycker att många verkar kunna uttrycka sina åsikter ärligt på den sociala webben.

Jag har idag konakt med ca 1 000 Katrineholmare på facebook, men välkomnar gärna fler.

Den som inte tycker det känns rätt behöver absolut inte kommunicera med mig där. Jag finns tillgänglig för många typer av kommunikation; möten, telefon eller varför inte i ICA-kön?

12. Vilken är din kommentar till de kommunmedborgare som tycker att din användning av sociala medier kan liknas vid en ”lekstuga”?

Jag blir glad att de uppmärksammat att jag använder sociala medier och bjuder med glädje in dem i samtalet. Kan de hjälpa mig att bli bättre, och att deras upplevelse av ”lekstuga” blir mindre har deras engagemang utvecklat mig, kommunen och kanske också dem?

Utöver det, så förändras kommunikation. I takt med att en tjänsteman inte längre endast är en funktion utan en ”människa”, i samma takt kommer personer som är vana och uppväxta med att en myndighet endast använder traditionella kommunikationsformer och -sätt uppfatta det som annorlunda, nytt, ovant – eller varför inte som ”lekstuga”.

Tyvärr är det nog något som följer med alla förändringar i samhället. Kyrkan opponerade sig mot tryckpressen, när det väl begav sig. Man ansåg t.ex. att den skulle fördumma människor i och med att kyrkan inte längre kunde förmedla och välja den ”rätta och enda sanna” informationen. Förändringarna som sociala medier medför är inga undantag. Av vissa uppfattas de som oseriösa. Vissa ser dem som onödiga. Vissa som lekstuga.

I övrigt hänvisar jag till uppdraget till e-delegationen (se ovan) som tydliggör fördelarna med en aktiv användning av sociala medier. Inte heller de verkar dela uppfattningen att det är fråga om en ”lekstuga”.

Jag är övertygad om att sociala medier innebär en stor nytta för människor – samhället, både i stort och även för oss inom Katrineholms kommun. Jag tror bestämt att om vi kan förmedla den nyttan och de fördelarna, så kommer även de personer som idag är ovana vid mediet förstå anledningen till att vi omfamnar det.

13. Hur lyder din arbetsbeskrivning som kommunchef?

Enligt budget

”Kommunchefen ska leda, stödja och samordna i det samlade kommunala uppdraget för att kommunmedlemmarna ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige.

Kommunchefen:

• Representerar den sammantagna förvaltningsorganisationen gentemot kommunstyrelsen med dess ordförande, kommunmedlemmar och företag
• Leder kommunledningsförvaltningen samt stödjer ledningsgruppen
• Stödjer förvaltningscheferna och samordnar i det samlade kommunala tjänstemannauppdraget”

Jag fick precis följande mail från Katrineholms Kurirens reporter.

Hej!

Vi ska i några artiklar belysa området sociala medier inom Katrineholms kommun. Jag mejlar därför ett antal frågor till dig och när jag har fått svaren ringer jag upp dig för följdfrågor. Jag önskar svaren torsdag em.

1. Hur och varför startade projektet sociala medier?

2. Hur togs kontakt med Thomas Selig och sedan när har han ett avtal med kommunen samt hur länge?

3. Vad är syftet med sociala medier i kommunen?

4. Hur gagnar sociala medier kommunmedborgarna?

5. Enligt fakturor har kommunen under 2010 betalat drygt 267 000 kronor till Seligs företag Penseo för att bygga upp en plattform för sociala medier. Vad är din kommentar till kostnaden och vad tror du skattebetalarna tycker?

6. Twitter och Facebook är ju ganska enkla verktyg som vem som helst kan lära sig att använda på egen hand, oavsett om du är barn eller vuxen. Är det ekonomiskt försvarbart att betala en konsult för att lära sig hur man skriver på Twitter?

7. Finns det kanske fler kostnader i samband med sociala medier? Exempelvis inköp av utrustning?

8. Än så länge är det ju mest du som nyttjat de sociala medierna. Du är bland annat en flitig twittrare har vi noterat. Hur mycket av din arbetstid går åt till twittrande och andra sociala medier?

9. Du reser också runt och föreläser om sociala medier tillsammans med Thomas Selig. Gör du det på arbetstid? Enligt en faktura vi tagit del av från annan ort har kommunen fått 6 000 kronor för en föreläsning. Ingår då resor och arbetstid? Vem betalar ev övernattning? Får Thomas Selig ersättning från dessa 6 000 kronor?

10. I februari 2010 avslog kommunfullmäktige en motion om att utarbeta en bloggpolicy för anställda i Katrineholms kommun. Samtidigt beslutade fm att kommunstyrelsen ska göra en översyn av kommunikationspolicyn och ta fram riktlinjer för hur sociala medier från användas under arbetstid. Vad har hänt?

11. Anser du att det ingår i din tjänst som kommunchef att twittra, blogga och facebooka på arbetstid om ibland ganska oväsentliga och banala saker som inte alls har med kommunal verksamhet att göra?

12. Vilken är din kommentar till de kommunmedborgare som tycker att din användning av sociala medier kan liknas vid en ”lekstuga”?

13. Hur lyder din arbetsbeskrivning som kommunchef?

Kan jag få Din hjälp med svar? Kanske framförallt fråga 3, 4, 6, 11 och 12 – där jag gärna skulle få Din synpunkt!

I förra veckan skrev Katrineholms Kuriren en artikel med flera sakfel som jag kommenterade och sedermera tog också tidningen in svaret.

Jag hade ett långt samtal med berörd journalist både via telefon och mail igår och idag var fanns en replik på mitt svar. Precis som jag misstänkte så går artikeln ut på att bevisa att man nog ändå hade rätt från början.

Min enda vilja i detta är att fakta ska vara rätt. Frågan handlar om två delar, dels en organisationsutredning och dess hanterandet av en återremiss.

Äpplen

Artikel nummer ett handlar om kostnader efter att kommunfullmäktige fattat beslut om återremiss. Kostnaden anges till 500 tkr.

Jag har nu bekräftat avtal med underkonsult och den totala kostnaden kommer att bli 150 tkr. Detta meddelade jag reportern igår kväll, men hon ville inte skriva det.

Päron

För ett knappt år sedan tecknade jag avtal i enlighet med vårt ramavtal med företaget TJP för organisationsutredningen. Kostnad 260 tkr. Till det kom en kostnad på 10 tkr för extra dialogtillfällen för politiker och anställda.

Pinsamheter

För att trots en räknemiss på 350 tkr försöka bevisa att kostnaden ändå var 500 tkr så för journalisten ett resonemang om moms. Moms är ingen kostnad för Katrineholms kommun och inte heller en intäkt hos företagen. Ett företags inkommande moms kvittas på inköp och regleras sedan mot Skatteverket.

Journalisten skriver ”Var exakt den sammanlagda slutnotan för grundutredning, konsekvensanalys och expertkonsult kommer att hamna är idag oklart.” detta trots att journalisten får de uppgifterna innan publicering.

Lärande

Det är inte bra att det blir fel.  Det är dock viktigt att lära av sina fel. De brister vi haft i detta är åtgärdade. Men att försöka hävda att man hade rätt från början innebär inget lärande och blir lätt pajkastning istället för utveckling.

Jag skrev i lördags ett svar på en felaktig artikel med efterföljande ledare och mängder av kommentarer i Katrineholms kururien.

Allmänhetens pressombudsman skriver

Var generös med bemötanden

5. Felaktig sakuppgift skall rättas, när det är påkallat. Den som gör anspråk på att bemöta ett påstående skall, om det är befogat, beredas tillfälle till genmäle. Rättelse och genmäle skall i lämplig form publiceras utan dröjsmål och på så sätt att de kan uppmärksammas av dem som har fått del av de ursprungliga uppgifterna. Observera att ett genmäle inte alltid kräver en redaktionell kommentar.

Katrineholms kuriren har ännu inte publicerat mitt svar och när jag frågar får jag till svar att;

…Den kommer i morgon, med en ev kommentar…

Hmm fyra dagar, är det utan dröjsmål?

Uppdatering, mailkonversation med Katrineholms Kuriren

Read the rest of this entry »

I Katrineholms-Kuriren 10/1 finns en artikel med titeln ”Dyrt för skattebetalarna när expertkonsult anlitas” (av någon anledning ej publicerad digitalt (uppdatering 2011-01-17 artikeln delpublicerad)). Artikeln nämns på ledarplats nästkommande dag samt kommenteras livligt på insändarplats.

Jag skulle vilja förtydliga två saker i samband med detta.

Sakfel

I artikeln står

Katrineholms kommun anlitar nu en expertkonsult för att ta fram en konsekvensanalys inför beslut om en ny koncernstyrning och bildande av samhällsbyggnadsförvaltning.

Utredningskostnaderna är därmed uppe i en halv miljon kronor.

Detta är fel. Vi har nu inte anlitat någon expertkonsult och har inga utredningskostnader på en halv miljon kronor. Efter fullmäktiges återremiss har jag tecknad ett avtal till en kostnad av 69 300 kronor. I det avtalet framgår att kompletterande avtal kan träffas, men det är ännu inte gjort.

Jag har sökt journalisten för att höra vad som gått snett, men inte fått kontakt. Sannolikt är flera offerter räknade. När Katrineholms kommun förhandlar med ett företag måste vi enligt lagstiftningen registrera varje inkommande offert, även de som vi inte tecknar avtal på. En medarbetare informerade också journalisten om felaktigheten innan publicering.

Vidare framgår att jag inte kunde nås under semestern, vilket inte stämmer. Journalisten har mitt mobilnummer.

Konsulter

Av kommentarerna på denna artikel att döma så finns det många som ogillar anlitandet av konsulter, som verkar ses som att slösa med pengar.

Behöver man ta in konsulter för att sköta denna kommun, då måste ju poster som exempelvis kommunchef bli överflödig?!

På kommunledningsförvaltningen har vi de senaste åren dragit ner på personalkostnader för att avsätta pengar till att kunna ta in extern expertis som exempelvis konsulter vid behov. Kommunens verksamhet är mycket bred och vår bedömning är att det inte är lönsamt att själva anställa experter inom alla områden, dessutom är det bra att få utanförståendes ögon på verksamheten. Det handlar alltså inte om att det kostar mer, utan om att vi istället för att anställa anlitar expertkompetens. Detta är ett förfarande som jag tror är riktigt och som vi fortsätter med under 2011.

Några speciella citat kan jag bistå med

• Mitt optimala mål med sociala medier är att få människor att mer se sin egen del i skeendet. Vad kan jag bidra med?
  

  Foto: Ulf Lodin

• För att ha fokus på detta måste man vara öppen med vad man gör innan man har lösningen. Detta ger förutsättningen för att växa i kommunikation.
• De som vi är till för har valt att vara på sociala medier, därför ska vi också vara där.
• Om kommunen är synonymt med orga­nisationen kan detta få till effekt att med­borgarna kan tycka att kommunen ska göra precis allting
• Genom att kommunicera via sociala medier, då man frågar sig vad man själv kan göra och bidra med, kan perspektivet vridas mot ett gemensamt ansvarstagande. Istället för att vara kunder i samhället blir vi med­aktörer.
• På sociala medier tar man bara upp frågor som lämpar sig för kommunikation. Och det är kanske inte ens du som ska välja dem. Någon har redan valt dem åt dig
• Själv har jag valt att intressera mig för vad människor har att säga. Att kommuni­cera med människor om vad de tycker är vik­tigt, och inte vad vi, organisationen, tycker är viktigt. Att lyssna på vad de vill prata om, inte vad vi vill prata om. Sen får somliga tycka att det är fel, men det är mitt sätt att vara. 

Självklart bad jag att få live-sända intervjun ;)

I dagens Katrineholms Kuriren finnsen undran om vad sker i Katrineholms kommun?

 

I Katrineholms kommun har fel begåtts

Vi har saker sominte går rätt till i Katrineholm. På senare tid har vi bl.a. uppmärksammats för utredningen om rutiner inom sportcentrum  (word) samt upphandling av ny vattentäckt. Kommunen och med det jag bär givetvis ett ansvar för det. Jag beklagar att våra administrativa rutiner inte fungerar, så ska det givetvis inte vara.

 

I Katrineholms kommun begås fel

Jag är säker på att detta inte är de enda fel som begås i kommunen. Det är mänskligt att fela.

 

Kommunens verksamhet

Kommunen är en omfattande verksamhet. Vi omsätter ungefär två miljarder kronor varje år och har ungefär 3 100 anställda. Vi bedriver verksamhet inom offentlig service, myndighetsutövning och arbete med att stimulera utvecklingen inom kommunen. Kommunen har att följa ett 500-tal lagar. Vi har generellt en bra kvalié på våra verksamheter i Katrineholm enl jämförelser med andra och kvalitétsuppföljningar.

 

Kommunens ledning

Vi har en ibland ifrågasatt ledningsorganisation och administration som av vissa ses som tärande på våra kärnverksamheter såsom vård, skola och omsorg. Samtidigt är det genom ledningsorganisationen som de folkvaldas vilja genomförs och en välfungerande demokrati förutsätter bra administrativa rutiner.

Det kommunala regelverket utmålas ibland som hämmande för utveckling och ibland är det just brister upprätthållandet vi får kritik för. Jag är som kommunchef högste tjänsteman i kommunen. Kommunen har som insändarskribenten säger också en senior advicer, som arbetar framförallt med utvecklingen av Katrineholms logistikcenter.

 

Ledning eller styrning

Kommunen har ett styrsystem som bygger på tre principer

• Formellt styrsystem – såsom budget, styrdokument och reglementen. Vad och hur vi ska göra?
• Ledningssystem – ledarskap, kultur och värderingar. Hur vi ska vara?
• Organisationssystem – hur vi organiserar oss- Vem som ska göra vad?

När det blir fel är det lätt att börja styra i hur saker ska göras, det formella styrsystemet. Jag tror att det är avgörande för kommunens långsiktiga utveckling att inte centralisera styrningen för mycket. Utåt, mot dig utanför organisationen är jag ansvarig för brister i tjänstemannaorganisationen. Inåt så ansvarar de som svarar upp mot mig och/eller sin nämnd för sitt tilldelade ansvar. En av grunderna för utveckling i ledningssystemet är att krävas på ansvar. Endera så klarar man att utveckla sig eller också ska man inte ha det tilldelade ansvaret.

 

Öppenhet

Katrineholms kommun har valt en öppenhet som sträcker sig längre än det juridiskt tvingande. Du som frågar vad som sker i Katrineholms kommun kan få få mycket information och dessutom en direktkontakt med kommunen genom vår öppenhet, såväl via telefon, webb, synpunktshantering, personligt möte eller via sociala medier. Du som undrar vad exempelvis jag gör kan .

 

Upptäcka fel

Utöver att att utkräva ansvar på rätt ställe internt och ta ansvar fullt ut, att se över rutiner och ha bra kvalitétssystem mm så behöver vi ha ett bra sätt att fånga upp fel som begås. Det är oerhört viktigt att ta tillvara på och aktivt stödja de som påtalar fel.

 

Sammanfattningsvis, min bild

Fel ska inte begås, ändå begås de. När det händer så ska vi lära av det.

Det har under en tid funnits indikationer på problem med de administrativa rutinerna på Sportcentrum inom vår Service- och teknikförvaltning. Jag träffade vår lokaltidning i måndags när jag fick rapport och frågan uppmärksammas i dagens Katrineholms Kuriren.

Ordning och reda är otroligt viktigt för en offentlig verksamhet. Offentligheten förutsätter att det är lätt att ta del av handlingar för såväl allmänhet som press. Vi måste i demokratins namn också säkerställa ett kompetent stöd till våra förtroendevalda. En välfungerande demokrati förutsätter bra administrativa rutiner.

Samtidigt är det så i en organisation av Katrineholms storlek att rykten kan ha olika bakgrund. Jag tycker att det är viktigt att inte döma någon via rykten.

För att få klarhet i huruvida några fel egentligen begåtts beställde jag, i samråd med ekonomichefen och chefen på service- och teknikförvaltningen, i början av sommaren en extern utredning om rutinerna inom sportcentrums verksamhet. Slutrapporten från Ernst & Young kom i måndags.

Rapporten pekar på bristande rutiner inom en viss del av förvaltningens verksamhet. Flera åtgärder har redan vidtagits, fler kommer att vidtas och ytterligare utredningar kan bli aktuella.

Utredarna sammanfattar utredningen som följer;

1. Sammanfattning

Ernst & Young har haft uppdraget av kommunchefen att utreda de administrativa rutinerna inom service- och teknikförvaltningen med avseende på investeringsprojekt inom sportcentrum under de tre senaste åren. I utredningen har vi också granskat tillämpningen av intern-kontrollplanen.

I vårt arbete har vi utgått från att nämnden är ansvarig för verksamheten (Kml 6 kap § 7). Enligt förvaltningslagen och kommunallagen finns också grundläggande krav kring handläggning av ärenden. Dessa krav är bl.a. att handläggningen bör vara dokumenterad. Det finns ett allmänt utredningskrav, beslut skall dokumenteras och uppföljning bör kunna göras.

Mot denna bakgrund har vi gått igenom reglementen, delegationsordningar och rutiner som finns för ärendehantering. Den allmänna utgångspunkten har varit att det skall gå att följa ett ärendes handläggning på ett tydligt och dokumenterat sätt från initiering, via beslut och verkställighet till uppföljning och redovisning. Utgångspunkten är vidare att handläggningen skall vara korrekt. Våra bedömningar bygger på dessa utgångspunkter.

Materialinsamlingen har delvis varit svår eftersom materialet inte har varit samlat, strukturerat och lätt tillgängligt. Vi kan inte garantera att vi haft tillgång till allt. Ibland står uppgift mot uppgift, ibland saknas dokumentation, ibland kan den inte spåras. Detta är inte tillfredsställande. Vi kan bara uttala oss utifrån det vi haft tillgång till.

I granskningen framkommer följande huvudsakliga resultat.

Genomgången av investeringsprojekt visar att verksamheten allt för sällan dokumenterar dessa i form av tydliga ärenden till nämnden. Genomgående har investeringskalkyler saknats i dessa projekt varför en del projekt kommit att bli mer kostsamma än vad som ursprungligen budgeterats. Ombudgetering har blivit en ofta använd metod att tillfälligt lösa akuta situationer. I flera av de granskade projekten har beslut om anlitande av entreprenörer i praktiken tagits av ansvarig tjänsteman där någon systematisk återrapportering inte skett till nämnden av beslut fattade på delegation. Flera av dessa beslut är dessutom tagna i strid med gällande interna reglementen för upphandling. I denna del kan vi konstatera att projekten ofta inte är fullständigt dokumenterade och de styrdokument och riktlinjer som finns (reglemente kring upphandling, delegationsordning) har inte tillämpats systematiskt. Avsteg förekommer relativt ofta och handläggningen bär spår av informell hantering.

I vårt arbete har vi också särskilt granskat tillämpningen av internkontrollen inom förvaltningen. Därvid framkommer att det dokument som finns inte är beslutat i nämnden, det är bara presenterat. En viss utbildning kring internkontroll har skett under våren 2010 och initialt har de interna rutinerna beskrivits inom sportcentrum, men detta arbete har inte fortsatt därefter. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen fortsätter.

Vi har också granskat tre specifika ärenden. I ett av dessa finns oklarheter där kommunen bör överväga att konsultera polismyndigheten. I ett annat finns en olämplig hantering och i det tredje kan det finnas skäl för kommunen att närmare undersöka att fakturerade belopp överensstämmer med levererade varor och tjänster.

Det som händer nu är att jag under slutet av veckan får rapport från polisen om hur vi ska gå vidare polisiärt. Jag tillskriver också kommunstyrelsen med begäran om att man vänder sig till service- och tekniknämnden för vidtagande av åtgärder. Ärenden hanteras på kommunstyrelsen i oktober, med återrapport i november.

Jag beklagar det inträffade. Det är oacceptabelt att det går till på detta sätt.