Kommunchef

Inlägg med etiketten ‘öppenhet’

Vi har lämnat ut en sammanställning av konsultkostnader för kommunstyrelsen. Du kan i öppenhetens namn få läsa den här (dock med personnamn borttagna pga personuppgiftslagen) och mer än gärna ställa frågor kring den.

Totalt har vi enligt listan betalat 20 580 789 kr för extern kompetens i verksamhet på kommunledningsförvaltningen, förvaltningen för näringsliv och tillväxt samt i projektet Katrineholms Logistikcenter och vissa andra kommuncentrala budgeteringsposter. Många poster avser annat än konsulter, men är registrerade på sk 47-konton vid betalning, varför de redovisas här.

Kommunledningsförvaltningen har som strategi att öka andelen rörliga kostnader och att ta in extern kompetens istället för att ha så mycket egen personal. Kommunledningsförvaltningen har 2010 tagit in extern kompetens för 10 594 859 kr. Stora poster är;

• Outsourcing-tjänster IT drygt 3 miljoner kr
• Avgifter till högskola/universitet knappt 3 miljoner
• Bemanning ca 1,7 miljoner kr
• Utredningar 0,6 miljoner kronor
• Utbilding/handledning knappt 0,5 miljoner kr
• Projektledning knappt 0,5 miljoner kr

Man kan säkert ha synpunkter på om detta är rätt eller inte, ställ gärna frågor om det. Jag ger nedan en inblick i vad kostnaderna inom kommunledningsförvatningen står för. Vi kompletterar gärna med förklaringar på kommuncentrala budgeteringsposter, förvaltningen näringsliv och tillväxt samt Katrineholms Logistikcenter om efterfrågan finns.

Kommunsekretariat 13 508 kr

• Konsult för utveckling av Lex ärende- och dokumenthantering 6 313 kr
• Anlitande av reklambyrå för idé och produktion till mässa 4 895 kr
• Tillstånd för att få utfärda nya id-kort 2 300 kr

Informationskontor 1 146 278 kr

• UGL-utbildning 18 700 kr
• Bemanning-Informatör, nu anställd 402 000 kr
• Handledning 33 000 kr
• Utveckling , utbildning, teknik kring sociala medier och ”Katrineholm 3.0” – 143 740 kr
• Totalt reklambyråer, exkl Kampanjen Sörmlands Pärlor 186 775 kr
• Infartsskyltar 17 232:-
• Mediebevakning 88 200 kr
• Foto 15 580:-
• Kampanjen Sörmlands Pärlor 143 014 kr
• Övrigt enl bifogad lista 98 037 :-

Ekonomikontor 51 810 kr

• Film till koncernmässan 4 895 kr
• Granskning av kommunens stiftelser 19 000 kr
• Lagstadgad granskning av kommunens årsredovisning 11 000 kr
• Nätverk för upphandlingschef, inkl seminarier 16 000 kr
• Abonnemang telefonrådgivning kravverksamhet 915 kr

IT-kontor 3 918 298 kr

• Uppgradering av Netloan 4 291 kr
• Integrationskonsulter 43 654 kr
• Utbildningskonsult för tre tekniker 17 950 kr
• Bemanning av Helpdesk 441 546 kr
• Material till kommunmässan 4 895 kr
• Outsoursing av vissa delar av IT-miljön samt olika typer av specialkonsulter vid migreringsarbetet till nya domänerna. 3 051 972 kr
• Säkerhetsanalys av nätverket 9 600 kr
• Specialkompetens inom nätverk 9 240 kr
• Projektledning av projektet för införandet av SITHS 335 150 kr

KLF-ledning 1 532 706 kr

• Utbildning 97 984 kr
• Julfest (200 kr per anställd) 228 500 kr
• Handledning för chefer 117 310 kr
• Utredningar och extra bemanning till IT (till del finasierad av annan) 821 103 kr
• Avgifter/tjänster till KFV Marknadsföring 130 000 kr
• Övrigt enligt lista 137 809 kr

Personalkontor 648 527 kr

• Utbildning tillgänglighet 35 000 kr
• Företagshälsovård 13 919 kr
• Handledning 56 120 kr
• Koncernmässan 9 791 kr
• Bemanningstjänster – nu anställd 372 075 kr
• Medarbetarenkät 100 025 kr
• Naprapat 2 225 kr
• IT stöd PS Förhandling 9 372 kr
• Verksamhetsplanering 50 000 kr

Stab 19 996 kr

• Handledning 15 101 kr
• Film till koncernmässan 4 895 kr

Administrativa kontoret (löne- och projektenhet) 3 563 736 kr

• Föreläsningar 51 915 kr
• Avgift till Linköpings universitet – forskare (finansierat av folkhälsoinstitutet) 2 941 396 kr
• Externa utvärderingar/kvalitétssäkring av projekt 79 104 kr
• Systemkostnad kompetensplanering 204 326 kr
• Pensionsrådgivning 192 813 kr
• Systemkostnad personalsystem 56 456 kr
• Övrigt enligt bifogad fil 37 726 kr

För övrigt

• Häromdagen fick vi frågan om min lön – den är 74 000 kr per månad.
• 2010 betalade Katrineholms kommun 1 042 037 kr till Katrineholms Kuriren, varav 810 004 kr för annonsering, 182 840 kr för prenumerationer på tidningen och 49 193 kr för övriga tjänster.

Ställ gärna frågor – allt för öppenheten!

Katrineholms Kuriren har begärt ut och idag fått uppgifter om mina kostnader för representation, resekostnader och kreditkortfakturor under 2010.

För att du kära bloggläsare ska ha samma möjlighet till insyn publicerar jag samma uppgifter för nedladdning i excel-format eller i pdf-format. Du får gärna höra av dig med frågor.

• Resekostnader, representation: Rese- och logikostnader samt kostnader för extern representation för kommunchefen. Ingen personalrepresentation bokförd. Det kan finnas resekostnader bland dessa som avser kommunledningshandläggare men dessa uppgår till mindre belopp. Vidare innehåller fliken uppgift om de intäkter som avser fakturerade föreläsningsuppdrag. En del av resekostnader är ju förknippade med dessa uppdrag och har därmed fakturerats vidare.
• Eurocard: Samtliga fakturor under 2010 från företaget Eurocard som är knutna till Mattias Janssons kort. Observera att flera av posterna finns med även under fliken resekostnader, representation.

2010-05-17

Transparens eller med andra ord öppenhet är viktigt. Med nya informationsvägar såsom exempelvis en sån här blogg är frågan väldigt aktuell. Jag har bl.a. fått synpunkter på;

• Att information går ut på externa kanaler, innan interna.
• Borde vi inte behandla informationen innan den går ut.
• Borde vi inte alltid lägga en strategi för vad som ska lämna oss.

Jag börjar allt mer se det som att all information som inte skadar enskilda ska ut, av den enkla anledningen att;

• Jag litar på att mottagaren kan hantera informationen.
• Att hålla inne information är att utöva makt.
• Att vi helt enkelt inte har något att dölja.

Om öppenheten är ett problem så är det sannolikt ett personligt problem, inte ett uttrycksproblem.

Nåväl det är väl en bit att gå för att integrera ett sådant synsätt i alla delar av organisationen. 

Bekämpa informationsmakten – Empowerment bygger på att vi alla vet allt vi vill veta!

Reblogg 2010-11-17

 

Det har under en tid funnits indikationer på problem med de administrativa rutinerna på Sportcentrum inom vår Service- och teknikförvaltning. Jag träffade vår lokaltidning i måndags när jag fick rapport och frågan uppmärksammas i dagens Katrineholms Kuriren.

Ordning och reda är otroligt viktigt för en offentlig verksamhet. Offentligheten förutsätter att det är lätt att ta del av handlingar för såväl allmänhet som press. Vi måste i demokratins namn också säkerställa ett kompetent stöd till våra förtroendevalda. En välfungerande demokrati förutsätter bra administrativa rutiner.

Samtidigt är det så i en organisation av Katrineholms storlek att rykten kan ha olika bakgrund. Jag tycker att det är viktigt att inte döma någon via rykten.

För att få klarhet i huruvida några fel egentligen begåtts beställde jag, i samråd med ekonomichefen och chefen på service- och teknikförvaltningen, i början av sommaren en extern utredning om rutinerna inom sportcentrums verksamhet. Slutrapporten från Ernst & Young kom i måndags.

Rapporten pekar på bristande rutiner inom en viss del av förvaltningens verksamhet. Flera åtgärder har redan vidtagits, fler kommer att vidtas och ytterligare utredningar kan bli aktuella.

Utredarna sammanfattar utredningen som följer;

1. Sammanfattning

Ernst & Young har haft uppdraget av kommunchefen att utreda de administrativa rutinerna inom service- och teknikförvaltningen med avseende på investeringsprojekt inom sportcentrum under de tre senaste åren. I utredningen har vi också granskat tillämpningen av intern-kontrollplanen.

I vårt arbete har vi utgått från att nämnden är ansvarig för verksamheten (Kml 6 kap § 7). Enligt förvaltningslagen och kommunallagen finns också grundläggande krav kring handläggning av ärenden. Dessa krav är bl.a. att handläggningen bör vara dokumenterad. Det finns ett allmänt utredningskrav, beslut skall dokumenteras och uppföljning bör kunna göras.

Mot denna bakgrund har vi gått igenom reglementen, delegationsordningar och rutiner som finns för ärendehantering. Den allmänna utgångspunkten har varit att det skall gå att följa ett ärendes handläggning på ett tydligt och dokumenterat sätt från initiering, via beslut och verkställighet till uppföljning och redovisning. Utgångspunkten är vidare att handläggningen skall vara korrekt. Våra bedömningar bygger på dessa utgångspunkter.

Materialinsamlingen har delvis varit svår eftersom materialet inte har varit samlat, strukturerat och lätt tillgängligt. Vi kan inte garantera att vi haft tillgång till allt. Ibland står uppgift mot uppgift, ibland saknas dokumentation, ibland kan den inte spåras. Detta är inte tillfredsställande. Vi kan bara uttala oss utifrån det vi haft tillgång till.

I granskningen framkommer följande huvudsakliga resultat.

Genomgången av investeringsprojekt visar att verksamheten allt för sällan dokumenterar dessa i form av tydliga ärenden till nämnden. Genomgående har investeringskalkyler saknats i dessa projekt varför en del projekt kommit att bli mer kostsamma än vad som ursprungligen budgeterats. Ombudgetering har blivit en ofta använd metod att tillfälligt lösa akuta situationer. I flera av de granskade projekten har beslut om anlitande av entreprenörer i praktiken tagits av ansvarig tjänsteman där någon systematisk återrapportering inte skett till nämnden av beslut fattade på delegation. Flera av dessa beslut är dessutom tagna i strid med gällande interna reglementen för upphandling. I denna del kan vi konstatera att projekten ofta inte är fullständigt dokumenterade och de styrdokument och riktlinjer som finns (reglemente kring upphandling, delegationsordning) har inte tillämpats systematiskt. Avsteg förekommer relativt ofta och handläggningen bär spår av informell hantering.

I vårt arbete har vi också särskilt granskat tillämpningen av internkontrollen inom förvaltningen. Därvid framkommer att det dokument som finns inte är beslutat i nämnden, det är bara presenterat. En viss utbildning kring internkontroll har skett under våren 2010 och initialt har de interna rutinerna beskrivits inom sportcentrum, men detta arbete har inte fortsatt därefter. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen fortsätter.

Vi har också granskat tre specifika ärenden. I ett av dessa finns oklarheter där kommunen bör överväga att konsultera polismyndigheten. I ett annat finns en olämplig hantering och i det tredje kan det finnas skäl för kommunen att närmare undersöka att fakturerade belopp överensstämmer med levererade varor och tjänster.

Det som händer nu är att jag under slutet av veckan får rapport från polisen om hur vi ska gå vidare polisiärt. Jag tillskriver också kommunstyrelsen med begäran om att man vänder sig till service- och tekniknämnden för vidtagande av åtgärder. Ärenden hanteras på kommunstyrelsen i oktober, med återrapport i november.

Jag beklagar det inträffade. Det är oacceptabelt att det går till på detta sätt.

Om du lyssnar på råd från förstå-sig-påare om media, eller för den delen om offentliga uppdrag överhuvudtaget får du ett gemensamt råd. Strategin för att klara ledningsuppdrag är avskärmning från omgivningen.

Du råds att bestämma dig för vilken roll du har, vem du ska utvärdera dig emot och du ska inte lyssna på allt som skrivs.

Det är säkert bra råd, men du förlorar några viktiga saker.

Om du slutar lyssna på omgivningen och bara på dem som är nära får du ingen avvikande input.

Om du inskränker vilka du kommunicerar med får andra ingen förståelse för dina vägval, eftersom ingen vet vilka problem du brottas med. 

Jag väljer att vara öppen.

Öppenhet ger sårbarhet, men det är det värt!