Kommunchef

Inlägg med etiketten ‘frågor’

Jag fick igår ett antal frågor från Katrineholms Kuriren och fick också god hjälp på de sociala medierna med svar. Tack alla!

Hej Marlene

Vad trevligt att ni engagerar er i de sociala medierna. Det var stora frågor du ställer, jag försöker svara uttömmande nedan. Det är svårt att få med alla aspekter och i mångt och mycket så blir det ett sätt att arbeta, som integreras i min dagliga gärning. Ett exempel på det är när jag fick frågorna av dig igår och jag bad om hjälp, se gärna https://kommunchef.com/2011/02/fragor-fran-katrineholms-kuriren-granskning-av-sociala-medier som lästs av 1 500 personer sedan igår kväll. Frågan har också diskuterats livligt på

Jag ger mig iväg på möte nu, men har du kompletterande frågor får du gärna ställa dem per e-post, eller för den del på annan kommunikationskanal.

1. Hur och varför startade projektet sociala medier?

Det är viktigt att kommunicera med dem man är till för. Både för att ge, men också för att få intryck. Därför började Katrineholms kommun med att aktivt använda sociala medier under hösten 2009. Syftet av användningen var i grunden samma syfte som idag: att skapa kontaktytor med människor just på de platser, där människorna finns. Sociala medier har blivit en självklar del av vardagen för många människor och då måste vi finnas även där som kommun.

2. Hur togs kontakt med Thomas Selig och sedan när har han ett avtal med kommunen samt hur länge?

Thomas Selig kontaktades av Jenny Bolander, Kommunchefshandläggare, under hösten 2009 med en förfrågan om att vara behjälplig med sociala medier. Efter det träffades jag och Thomas Selig för första gången vid en inledande lunch i Katrineholm.

Efter lunchmötet tecknades ett avtal med ett visst timantal som sedan förlängdes och utökades.

I skrivande stund finns det ett avtal som löper till april 2011 samt ett annat avtal om live-sändning av kommunfullmäktige som löper året ut.

3. Vad är syftet med sociala medier i kommunen? och 4. Hur gagnar sociala medier kommunmedborgarna?

Det korta svaret är att vi ska vara tillgängliga där medborgarna, som vi är till för, finns. Sociala medier ersätter inte utan kompletterar kommunikation i andra kanaler. Samma fråga ställdes i webbens barndom – ”Varför ska kommunen finnas på webben?”. Idag är det en självklarhet att kommunen finns på webben och erbjuder information och e-tjänster.

Regeringen anknyter till det och har, via uppdrag till e-delegationen, utarbetat riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier.

”Det kan finnas många skäl till att myndigheter använder sociala medier, till exempel för att skapa relationer, förtroende, nå nya grupper, omvärldsbevakning.”

http://www.edelegationen.se/sida/riktlinjer-for-sociala-medier

Mats Odell uttalade sig också här;

”– Jag tror det kommer att växa. Myndigheterna har en bra kontaktmöjlighet som också är billig för skattebetalarna. Man möter upp människor där de redan finns istället för att skapa egna mötesplatser, säger han.”

I artikeln formuleras exemplet San Francisco;

”I USA använder två tredjedelar av myndigheterna sociala medier i dag. Mats Odell nämner San Fransisco som en förebild, där 260 000 medborgare har Facebook och mycket av stadens kommunikation förs där. Han ser en liknande utveckling i Sverige.”

http://www.dagensmedia.se/nyheter/dig/article131107.ece

Fullversion av riktlinjerna är på 67 sidor PDF.

I 4 § förvaltningslagen (1986:223) står följande: Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt.

5. Enligt fakturor har kommunen under 2010 betalat drygt 267 000 kronor till Seligs företag Penseo för att bygga upp en plattform för sociala medier. Vad är din kommentar till kostnaden och vad tror du skattebetalarna tycker?

Kommunen har under 2010 visserligen betalat drygt 267 000 kronor till Penseo, men långt ifrån ”endast” för att bygga upp en plattform för sociala medier. Därutöver täcker fakturorna uppdrag som att skapa helhetsstrategier, att utbilda, att skapa flöden mellan många olika tjänster.

Thomas Selig har vidare skrivit fram riktlinjerna för sociala medier (som för övrigt numera används som mall av otaliga andra kommuner och som har legat till grund för bl.a. Datainspektionens och SKL:s arbeten).

Utöver det täcker kostnaderna bl.a. bloggplattform, designarbeten, Facebook-applikationer etc.

6. Twitter och Facebook är ju ganska enkla verktyg som vem som helst kan lära sig att använda på egen hand, oavsett om du är barn eller vuxen. Är det ekonomiskt försvarbart att betala en konsult för att lära sig hur man skriver på Twitter?

Ja, eller hur, det är en lätt, naturlig teknik och innehållet är i mångt och mycket ett samtal. Precis som vi samtalar när vi möts öga mot öga. Sociala medier är dock för många en relativt ny företeelse och det måste vi respektera. Själva nyheten kan skapa rädslor och en distans. Idag är det 20-25% av Katrineholmarna som inte använder digitala medier över huvud taget.

När vi som offentlig organisation ska engagera oss aktivt är det enligt mitt menande är det viktigt att seriöst skapa en plattform och strategi för sociala medier. Att inte göra det vore ansvarslöst. Ja, det är enkelt att använda verktyg som Twitter, Facebook och bloggen, men det är inte trivialt att i en myndighet definiera var gränserna går kring vad som får publiceras, vad som bör publiceras och vad som definitivt inte ska publiceras.

7. Finns det kanske fler kostnader i samband med sociala medier? Exempelvis inköp av utrustning?

Det finns några mindre kostnader i samband med sociala medier, utöver de som hittills nämnts. Att vi t.ex. ibland väljer en något vassare telefon för kommunanställda som använder sociala medier än vad vi skulle gjort i annat fall, kan ses som en sådan. Utöver det finns det några mindre utgifter per år som till exempel går till kommunens pro-konto hos etc.

8. Än så länge är det ju mest du som nyttjat de sociala medierna. Du är bland annat en flitig twittrare har vi noterat. Hur mycket av din arbetstid går åt till twittrande och andra sociala medier?

Dels vill jag påpeka att det inte alls är uteslutande jag som nyttjar de sociala medierna. Från våra biblioteksbloggar över skolorna till informationskontoret och flera andra förvaltningar inom kort, användningen ökar överallt.

När det gäller aktiv tid, så är jag uppkopplad ca två timmar per dag. Men allt det är inte merarbete, mycket utgörs av tid som annars skulle utgöra dödtid och väldigt lite ligger inom det som många kallar ordinarie arbetstid. Exempel på det jag gör är att läsa nyheter, se min läslisa på – dessa nyheter kommenterar jag på https://kommunchef.com/kategori/kommunchef-kommenterar/ Jag berättar varje dag vad jag gör på jobbet och jag läser vad människor i övrigt tycker om oss. Jag tar sammantaget intryck och deltar i samtal.

9. Du reser också runt och föreläser om sociala medier tillsammans med Thomas Selig. Gör du det på arbetstid? Enligt en faktura vi tagit del av från annan ort har kommunen fått 6 000 kronor för en föreläsning. Ingår då resor och arbetstid? Vem betalar ev övernattning? Får Thomas Selig ersättning från dessa 6 000 kronor?

2010 fakturerade Katrineholms kommun 6 000 kronor per påbörjad dag när jag varit ute och föreläst. Till det kommer reskostnader och logikostnader som betalas av arrangören. Utöver det så är mina krav för deltagande att jag marknadsför Katrineholm samt sänder föredraget live via internet för att så många som möjligt ska kunna ta del. Beställningar fr.o.m. 2011 debiteras med 8 000 kronor per påbörjad dag.

2010 fick Katrineholm in ca 100 000 kronor på sådana föreläsningar. Föreläsningarna har varit kring styr och ledningssystem, jämställdhetsarbete, ledarskap, personalpolitik och sociala medier.

Det är inte korrekt att jag reser runt och föreläser tillsammans med Thomas Selig. Vid något tillfälle har Thomas Selig ombesörjt live-sändning av föreläsningar på Internet. Vid ett tillfälle har vi deltagit vid samma konferens, med olika uppdrag. I dessa fall är det självfallet inte Katrineholms kommun som bekostar Thomas Seligs omkostnader utan en fråga som uteslutande rör Thomas Seligs företag och hans resp. uppdragsgivare.

10. I februari 2010 avslog kommunfullmäktige en motion om att utarbeta en bloggpolicy för anställda i Katrineholms kommun. Samtidigt beslutade fm att kommunstyrelsen ska göra en översyn av kommunikationspolicyn och ta fram riktlinjer för hur sociala medier från användas under arbetstid. Vad har hänt?

Det finns riktlinjer för användning av sociala medier inom Katrineholms kommun, när användningen sker som ett led i tjänsteutövningen.

Genomarbetningen av kommunikationspolicyn pågår.

Vi måste t ex se över, på vilka sätt den delvisa övergången från printmedia till digitala vägar påverkar kommunikationen. Fler människor i kommunen använder Facebook än prenumererar på en dagstidning. Vad innebär det för kommunikationen och annonseringen i enlighet med kommunallagen? Skulle man egentligen behöva köpa direktreklam och Facebookannonser? Kanske sms:a ut till alla kommunmedborgare med kvittenser? Som sagt – i en föränderlig värld är en kommunikationspolicy något av det svåraste man kan ge sig på – och ett ständigt förändringsarbete.

I nuvarande vår kommunikationspolicy (pdf), beslutad i kommunfullmäktige 2006 framgår att

”Syftet med kommunens kommunikationsinsatser är att sprida kunskap om kommunens service och verksamhet för att därmed öka motivation och delaktighet samt skapa en öppen attityd mellan kommunen och kommuninvånarna. Välinformerade medarbetare är liksom välinformerade kommuninvånare goda vidareinformatörer och våra bästa ambassadörer.#

I svar på motion om bloggpolicy står att

”Att stimulera användandet av sociala medier bygger på principer kring tillit och öppenhet. Sociala medier som kommunikationssätt är ett sätt att realisera dessa. Katrineholms kommun tror på öppenhet och på sina anställda och var och ens förmåga att själva fatta kloka beslut. Det är kommunens personalpolitik.”

11. Anser du att det ingår i din tjänst som kommunchef att twittra, blogga och facebooka på arbetstid om ibland ganska oväsentliga och banala saker som inte alls har med kommunal verksamhet att göra?

Ja. Jag arbetar som kommunchef men hur jag gör det är mycket beroende av vem jag är som människa. Jag försöker att vara mig själv och inte spela en roll. Eftersom jag och Katrineholms kommun tycker att det är viktigt med kommunikation med dem vi är till för så vet vi också att människor bättre kommunicerar om man känner att det finns en relation. Relationer är med personer, inte organisationer. Jag tycker att många verkar kunna uttrycka sina åsikter ärligt på den sociala webben.

Jag har idag konakt med ca 1 000 Katrineholmare på facebook, men välkomnar gärna fler.

Den som inte tycker det känns rätt behöver absolut inte kommunicera med mig där. Jag finns tillgänglig för många typer av kommunikation; möten, telefon eller varför inte i ICA-kön?

12. Vilken är din kommentar till de kommunmedborgare som tycker att din användning av sociala medier kan liknas vid en ”lekstuga”?

Jag blir glad att de uppmärksammat att jag använder sociala medier och bjuder med glädje in dem i samtalet. Kan de hjälpa mig att bli bättre, och att deras upplevelse av ”lekstuga” blir mindre har deras engagemang utvecklat mig, kommunen och kanske också dem?

Utöver det, så förändras kommunikation. I takt med att en tjänsteman inte längre endast är en funktion utan en ”människa”, i samma takt kommer personer som är vana och uppväxta med att en myndighet endast använder traditionella kommunikationsformer och -sätt uppfatta det som annorlunda, nytt, ovant – eller varför inte som ”lekstuga”.

Tyvärr är det nog något som följer med alla förändringar i samhället. Kyrkan opponerade sig mot tryckpressen, när det väl begav sig. Man ansåg t.ex. att den skulle fördumma människor i och med att kyrkan inte längre kunde förmedla och välja den ”rätta och enda sanna” informationen. Förändringarna som sociala medier medför är inga undantag. Av vissa uppfattas de som oseriösa. Vissa ser dem som onödiga. Vissa som lekstuga.

I övrigt hänvisar jag till uppdraget till e-delegationen (se ovan) som tydliggör fördelarna med en aktiv användning av sociala medier. Inte heller de verkar dela uppfattningen att det är fråga om en ”lekstuga”.

Jag är övertygad om att sociala medier innebär en stor nytta för människor – samhället, både i stort och även för oss inom Katrineholms kommun. Jag tror bestämt att om vi kan förmedla den nyttan och de fördelarna, så kommer även de personer som idag är ovana vid mediet förstå anledningen till att vi omfamnar det.

13. Hur lyder din arbetsbeskrivning som kommunchef?

Enligt budget

”Kommunchefen ska leda, stödja och samordna i det samlade kommunala uppdraget för att kommunmedlemmarna ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige.

Kommunchefen:

• Representerar den sammantagna förvaltningsorganisationen gentemot kommunstyrelsen med dess ordförande, kommunmedlemmar och företag
• Leder kommunledningsförvaltningen samt stödjer ledningsgruppen
• Stödjer förvaltningscheferna och samordnar i det samlade kommunala tjänstemannauppdraget”