Kommunchef

Inlägg med etiketten ‘ekonomi’

En grundläggande anledning till misstänksamheten och synpunkterna på kommunal verksamhet tror jag är att medborgaren inte väljer om hon ska betala för den offentliga servicen. Vi talar inte om kunder på det sättet och kommunen är gemensam för alla kommunmedlemmar. Kommunen är på något sätt medborgarna och medborgarnas.

Jag tror också att vi som företräder det gemensamma är dåliga på att tydliggöra kopplingen mellan dina pengar och vad du får. Vi gör det visserligen, oftast vid men då på en generell nivå.

I framtiden tror jag att detta måste bli mycket tydligare. Du borde få se vad din förskoleplats kostar och vad din egenavgift är på räkningen, du borde se vad ditt badhus-besök kostar på din biljett och på lånekvittot på biblioteket så står det hur mycket av dina skattemedel som bekostat den tjänst du just fick.

Att synliggöra kostnader och att ha tydliga system för hur du kan göra för att bidra resursmässigt för en ännu bättre service tror jag är viktiga komponenter i att säkra framtidens välfärd.

Det har under en tid funnits indikationer på problem med de administrativa rutinerna på Sportcentrum inom vår Service- och teknikförvaltning. Jag träffade vår lokaltidning i måndags när jag fick rapport och frågan uppmärksammas i dagens Katrineholms Kuriren.

Ordning och reda är otroligt viktigt för en offentlig verksamhet. Offentligheten förutsätter att det är lätt att ta del av handlingar för såväl allmänhet som press. Vi måste i demokratins namn också säkerställa ett kompetent stöd till våra förtroendevalda. En välfungerande demokrati förutsätter bra administrativa rutiner.

Samtidigt är det så i en organisation av Katrineholms storlek att rykten kan ha olika bakgrund. Jag tycker att det är viktigt att inte döma någon via rykten.

För att få klarhet i huruvida några fel egentligen begåtts beställde jag, i samråd med ekonomichefen och chefen på service- och teknikförvaltningen, i början av sommaren en extern utredning om rutinerna inom sportcentrums verksamhet. Slutrapporten från Ernst & Young kom i måndags.

Rapporten pekar på bristande rutiner inom en viss del av förvaltningens verksamhet. Flera åtgärder har redan vidtagits, fler kommer att vidtas och ytterligare utredningar kan bli aktuella.

Utredarna sammanfattar utredningen som följer;

1. Sammanfattning

Ernst & Young har haft uppdraget av kommunchefen att utreda de administrativa rutinerna inom service- och teknikförvaltningen med avseende på investeringsprojekt inom sportcentrum under de tre senaste åren. I utredningen har vi också granskat tillämpningen av intern-kontrollplanen.

I vårt arbete har vi utgått från att nämnden är ansvarig för verksamheten (Kml 6 kap § 7). Enligt förvaltningslagen och kommunallagen finns också grundläggande krav kring handläggning av ärenden. Dessa krav är bl.a. att handläggningen bör vara dokumenterad. Det finns ett allmänt utredningskrav, beslut skall dokumenteras och uppföljning bör kunna göras.

Mot denna bakgrund har vi gått igenom reglementen, delegationsordningar och rutiner som finns för ärendehantering. Den allmänna utgångspunkten har varit att det skall gå att följa ett ärendes handläggning på ett tydligt och dokumenterat sätt från initiering, via beslut och verkställighet till uppföljning och redovisning. Utgångspunkten är vidare att handläggningen skall vara korrekt. Våra bedömningar bygger på dessa utgångspunkter.

Materialinsamlingen har delvis varit svår eftersom materialet inte har varit samlat, strukturerat och lätt tillgängligt. Vi kan inte garantera att vi haft tillgång till allt. Ibland står uppgift mot uppgift, ibland saknas dokumentation, ibland kan den inte spåras. Detta är inte tillfredsställande. Vi kan bara uttala oss utifrån det vi haft tillgång till.

I granskningen framkommer följande huvudsakliga resultat.

Genomgången av investeringsprojekt visar att verksamheten allt för sällan dokumenterar dessa i form av tydliga ärenden till nämnden. Genomgående har investeringskalkyler saknats i dessa projekt varför en del projekt kommit att bli mer kostsamma än vad som ursprungligen budgeterats. Ombudgetering har blivit en ofta använd metod att tillfälligt lösa akuta situationer. I flera av de granskade projekten har beslut om anlitande av entreprenörer i praktiken tagits av ansvarig tjänsteman där någon systematisk återrapportering inte skett till nämnden av beslut fattade på delegation. Flera av dessa beslut är dessutom tagna i strid med gällande interna reglementen för upphandling. I denna del kan vi konstatera att projekten ofta inte är fullständigt dokumenterade och de styrdokument och riktlinjer som finns (reglemente kring upphandling, delegationsordning) har inte tillämpats systematiskt. Avsteg förekommer relativt ofta och handläggningen bär spår av informell hantering.

I vårt arbete har vi också särskilt granskat tillämpningen av internkontrollen inom förvaltningen. Därvid framkommer att det dokument som finns inte är beslutat i nämnden, det är bara presenterat. En viss utbildning kring internkontroll har skett under våren 2010 och initialt har de interna rutinerna beskrivits inom sportcentrum, men detta arbete har inte fortsatt därefter. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen fortsätter.

Vi har också granskat tre specifika ärenden. I ett av dessa finns oklarheter där kommunen bör överväga att konsultera polismyndigheten. I ett annat finns en olämplig hantering och i det tredje kan det finnas skäl för kommunen att närmare undersöka att fakturerade belopp överensstämmer med levererade varor och tjänster.

Det som händer nu är att jag under slutet av veckan får rapport från polisen om hur vi ska gå vidare polisiärt. Jag tillskriver också kommunstyrelsen med begäran om att man vänder sig till service- och tekniknämnden för vidtagande av åtgärder. Ärenden hanteras på kommunstyrelsen i oktober, med återrapport i november.

Jag beklagar det inträffade. Det är oacceptabelt att det går till på detta sätt.

Idag går Sörmlandsradion ut med en nyhet om Katrineholm benämnd ”Lustgård med länets sämsta ekonomi”. Till att börja med så får vi glädja oss åt att allt fler förknippar oss med vårt varumärke Sveriges lustgård, även om det kunde vara i ett mer positivt sammanhang.

Sörmlandsradion har fått sina uppgifter från tidningen Dagens Samhälle som har tittat på vilket ekonomiskt resultat kommunerna har haft i snitt de senaste tio åren. Frågan är viktig, en ekonomi i balans är en av grunderna för att kunna ge en bra kommunal service. I undersökningen hamnar Katrineholm på plats 236 av landets 290 kommuner med ett snittresultat på 126,60 kr per invånare.

Katrineholm hade några riktigt tunga år i början på 2000-talet som avspeglade sig i den kommunala ekonomin främst år 2003 och 2004. Från år 2005 så har kommunen haft ett positivt årligt resultat.

Om man tittar fem år tillbaka har Katrineholms resultat i förhållande till andra kommuner förbättrats och vi har haft ett genomsnittligt resultat på 650 kr per invånare.

Idag lyssnade jag på professor Rolf Solli på Handelshögskolan Göteborg. Budskapet var – Kommunerna ska ha en ny styrning med en -  obalanserad ekonomi. Märkligt kanske, men det han menade var att kommuner måste vara med och parera ekonomiskt vid låg- och högkonjunkter. Traditionellt så är det staten som gjort det.

Normalt när en kommun ska spara så gör man det genom att

• Minska personal. Personal står normalt för 2/3 av en kommuns utgifter.
• Osthyvel. Att lägga ut en generell besparing i procent.
• Ta bort hela verksamheter, vilket inte är så vanligt.
• Öka alternativa inkomstkällor ex öka avgifter.
• Överföra verksamhet såsom privatisering.
• Skjut upp kostnader ex investeringar.
• Öka effektiviteten, svårt att göra snabbt.

Jag har varit med och testat alla dessa sätt.

Rolf Solli talade sedan vidare om det han kallar för Cutback-management – reduceringsparadoxer - konskekvenser vid sparande.

• Den oreducerbara helheten – allt hänger ihop, det är svårt att bara spara i en del av en stor organisation utan att det spiller över på andra delar. 
• Analysinstrumentens paradox – vi har aldrig haft mer information om läget, men få vet vad de säger och ännu mindre hur de ska tolkas.
• Sagosyndromet – informationen om vad som kommer att hända och vad som borde göras blir så omfattande att man inte kan ta till sig allt.
• Deltagandes paradox – de som är med och sparar sparas bor.
• Den paradoxala glömskan – vi glömmer lätt och uppfinner, eller tror att vi uppfinner nytt.
• Man följer strömmen och gör som andra utan reflektion.

Vad ska man då göra enligt Rolf Solli?

• Uppmuntra kreativitet kontinuerligt för effektivitet.
• Använd inte anställningsstopp, det är att ge upp sin styrning.
• Skriv inte fler regler.
• Släpp in medborgarna i det ”interna” arbetet, de har ofta väldigt bra idéer.
• Ta med många i problemställningen, inte bara i lösningen.

…och tillåt kommunerna att var ”Mot-konjunkturiella”

Mycket kloka ord från ett forskarperspektiv. Jag känner igen mig i mycket, men hur man ser på en fråga är ju alltid beroende av var man själv befinner sig. Rolf Solli ser det ur ett makro-perspektiv. Kommunerna tillåts i dagsläget inte att parera konjunkturer utan är via lagstiftningen tvungna att alltid visa positiva resultat. Detta är en typ av tvångslagstiftning som tar bort en del av det kommunala självstyret som kommer sig av att vissa kommuner missbrukat sin bestämmanderätt. Eftersom kommunerna får en allt större i samhällsbyggandet så tycker jag definitivt att en större möjlighet att parera konjunktursvängningar skulle vara bra. Behovet av kommunal verksamhet minskar inte i lågkonjunktur och med tvära kast förstärker kommunerna såväl positiva som negativa konjunkturcykler.

Denna vecka är det den årliga KOMMEK-mässan eller som den egentligen heter Kommunalekonomisk konferens och utställning.

Jag ska åka för första gången och ska också delta på den Visionära arenan.

Jag åker till Malmö tillsammans med kommunens ekonomer och har bl.a. valt seminarierna

- Före och efter Goggle

- Dagens utmaning – morgondagens välfärd

- Det är engegamng som skapar framtiden

Kommer förstås att återkomma med personliga reflektioner. Under tiden kan du se vad som händer på KOMMEK 2010 genomtwitter flödet här.
_______________________________________________________________