Kommunchef

Inlägg med etiketten ‘riktlinjer’

Anna Järnebeck gör just nu ett slutprojekt under sista delen av sin utbildning. Anna bor i Norrtälje och är, enligt egen utsago, en social-media-nörd  som vill att Norrtälje kommuns ska agera sociala medier, vilket det från kommunens sida finns en öppning för  

Projektet ska handla om hur man från kommunens sida skulle kunna arbeta med kommunikationen i utvalda digitala kanaler, med fokus på facebook och twitter. 

För att på ett så tydligt sätt som möjligt få fram fördelar med denna typ av kommunikation samt riktlinjer bestämde sig Anna att närmare studera en mindre skara kommuner som, i hennes personliga tycke lyckats bra med sin kommunikation i sociala medier. Så därför hörde hon av sig till oss :) 

Jag bad då Anna i öppenhetens namn att få svara på hennes frågor direkt här på bloggen, för att kanske kunna få feedback från fler och för att hjälpa andra med samma informationsbehov. 

Frågor

Katrineholms kommun startade alltså sin närvaro i sociala medier 2009. Hade ni redan då tydliga riktlinjer och strategier eller växte dessa fram under tiden som ni använde kanalerna? 

Vi startade vår satsning på sociala medier som en del av vår massmediestrategi. Vi såg att vi för att nå ut var beroende av fler kommunikationskanaler. 

Vår policy växte fram som en följd av en motion om ”blogg-policy” i kommunfullmäktige. Våra nuvarande riktlinjer har uppdaterats senast den 21 september 2010, pga SKL´s riktlinjer och Datainspektionens beslut. 

I sammanhanget så tycker jag också att man ska ställa sig frågan vilken funktion strategin ska ha. Behöver vi regler, lärande eller trygghet? 

Vilken typ av innehåll publicerar ni på er sida på facebook idag och hur bestäms vad som ska kommuniceras där? 

På vår officiella publiceras våra pressmeddelanden och nyheter från vår webb-plats. Dessutom skriver vi om det händer något speciellt, hanterar tävlingar och kommunicerar kring frågor som andra initierar. Vi skulle kunna bli bättre där. Olika verksamheter har utöver det grupper, sidor och profiler där de kommunicerar i sina kärnfrågor. 

En viktig lärdom. Var alltid person, skriv under med ditt namn. Relationer är med personer, inte organisationer. 

Hur skulle du säga att er sida på facebook förhåller sig till kommunens hemsida och vilket är ert huvudsakliga syfte med kommunikationen på facebook? 

Facebook är för kommunikation och ömsesidigt utbyte. Webb-platsen är för information om kommunens officiella hållning. 

Är ni nöjda med dialogen på facebook? Får ni den respons ni önskar? 

Nej, kommunikationen skulle kunna vara så mycket mer omfattande. 

Utmärkande för Katrineholms kommun är att du som kommunchef har en stor del i den kommunikation som sker i sociala medier. Ett flertal kommuner väljer ju att sköta större delen av kommunikationen i kommunens namn. Hur ser du på att du som person, för många människor förknippas med kommunen? Fördel? Nackdel? 

Sociala medier bygger på kommunikation, dialog i öppenhet som vägen till lärande. En dialog bygger på att det finns en relation. Relationer kan bara vara med personer. Ett varumärke byggs av de personer som företräder det, inte av organiastions budskap om vad man är. 

Vilket skulle du säga är det största problemet för kommuner i sociala medier idag? 

Brist på mod och avsaknad av stöd. 

Vad tror du om framtiden för kommuner i sociala medier? 

Jag tror den är strålande. Hela begreppet sociala medier kommer att försvinna och vi kommer istället att praktiskt använda digital kommunikation i våra verksamheter. Om vi lyckas kombinera det med en aktiv medborgar -och brukardialog så kan vi få en större förstålse för kommunen som det gemensamma. I övrigt hänvisar jag till storheter som Joakim Jardenberg, Thomas Selig , Niklas Strandh och Brit Stakston att sia om framtiden :) 

Vad har jag missat?

Jag har arbetat både som handläggare och chef. En sak är säker, formulerade strategier känns allt mindre viktiga ju mer jag lär mig och ju mer makt jag har, eller i vart fall känner ;)

Vi har mängder med strategier, policies och program, närmare 130 stycken sist vi gick igenom dem. Som en del av vårt nya så går alla ut i mitten på nästa år. Varje verksamhet går nu igenom sina dokument och bara de som är av vikt för den politiska styrningen ska vara kvar och då bara i de delar som faktiskt är politisk inriktning. Allt ska istället fokuseras kring kommunplanen som är den politiska inriktningen för mandatperioden. Min sinnebild av resterande dokument är att de är få till antalet och att varje dokument samlar ett antal politiska inriktningar.

Men det finns motkrafter. Det finns de som brinner för styrdokument såsom strategier och riktlinjer. Det är tex myndigheter som anser att vi måste olika detaljbestämmelser. Det är också vi, i systemet, i kommunen som driver fram strategier. Min bild är att det ofta sker för att påverka det som ligger utanför vårt vardagliga mandat. Vi vill att någon annan ska fatta ett beslut som vi sedan kan hänvisa till för att utöka vårt inflytande.

Strategier inom ditt yrkesområde ger dig makt. Men många strategier skapar icke-styrning. Däri ligger paradoxen.

Joakim Jardenberg skriver den bästa strategin för sociala medier: en oneliner .

”We strive to incorporate online and social media channels into all [our] everyday operations”

Denna strategi har det som behövs menar han. Det är sannolikt sant. Men det finns flera dimensioner. Ett strategidokument kan ge trygghet för den som inte redan har tryggheten i sig. Det är där processen kommer in, som inlägget också tar upp. Processen kan ge trygghet.

När ett strategidokument skapas för att utöka makten för någon del i organisationen är det något fel på ledarskapet. Frågan då ska inte lösas med dokument utan med delegation och tydlighet. För ner frågan i organisation eller tydliggör vad som ska göras. 

Ta inte makt över det du inte ansvarar för och ta inte ansvar för det du inte har makt över.

Jag tror helt enkelt att vi kommer att få fortsätta att leva med långa strategidokument. Det vi ska göra är dock att se dessa dokument som ett lärande. Därför ska dokumenten ta upp våra nya frågor. De ska alltid vara tidssatta, de ska vara få, de ska omfatta de områden vi inte redan behärskar och de ska ge trygghet i införandet både av frågan. När vi arbetat med området ett tag kommer vi att kunna hantera det kompetensmässigt. Vi kanske rent av är förtrogna inom kunskapsområdet. Då behövs inte strategin längre. Då har den fyllt sitt syfte – att lära oss.

I förra veckan kom SKL´s riktlinjer för användning av sociala medier. Jag har gått i valet och kvalet kring en eventuell mer djuplodad bloggpost om ämnet också kopplat till vårt möte med datainspektionen, några synpunkter har jag redan nu. SKL sammanställer för närvarande alla följdfrågor, kontakta Kajsa Tirén så framför hon alla frågor till juristerna, får återförande till oss alla. Många har bloggat om ämnet, ex kopplat till DN´s artikel. Jag avvaktar lite…

SKL finns ju nu på . Vet inte om det är för social-casting eller broadcasting, men de följer…gissa hur många? Nåväl alla ska börja någonstans de är också tydliga med att det är ett nyhetsflöde. Jag ska definitivt dra mitt strå till stacket för att vi tillsammans med SKL ska göra något bra, återkommer om det.

En konkret fråga kopplat till riktlinjerna ställer .

…och svaret är ja. För det första så har ju vem som helst rätt att begära ut vad som helst. Frågan är alltid

1) är det en allmän handling (förvaras och är inkommen eller upprättad)?

Ja, gå till steg 2. Nej, så ”finns den inte” i detta avseende.

2) är den i så fall sekretessbelagd ?

Nej – så får du det. Ja, så får du ett beslut om det.

SKL kommer fram till att handlingarna på sociala medier är allmänna – så de går således att begära ut mina tweets. Tweets är inte sekretessbelagda, om de var de skulle de inte vara tweets längre utan vara raderade och införda i vårt diarie. De fortsätter med att myndigheten bör fatta ett generellt gallringsbeslut om att handlingar som är av tillfällig eller ringa karaktär får gallras när de inte längre är aktuella. Gallringen, utrensningen kan ske relativt omgående om beslut finns.

Åter till din frågan. Vi har inget gallringsbeslut så du kan få mina tweets, sedan tidernas begynnelse (du har för övrigt redan tillgång till dem på twitter :)). Men jag är en hyvens man så jag har gjort något mycket trevligt – en tweetbook åt dig och andra av intresse - http://tweetbook.in/v/30860918 

Varsågod! – ibland är det ett nöje att följa förvaltningslagen :)

Några korta kommentarer avslutningsvis;

• Diskussionen om skärmdumpar har nog missförståtts. SKL menar inte att man ska lagra innehållet, utan ge en bild av hur det såg ut just denna tid med vår teknik. Hade de velat ha dialogen hade de väl hänvisat till tweetbook.in eller annan dyl tjänst :)
• Blogga max ett år som stod i artikeln MÅSTE vara ett missförstånd
• SKL menar att kommunen ska officiellt dokumentera alla ställen man vistas på i de sociala medierna, dvs även de tjänster vi använder att flöda med, om inte dialogfunktionerna är avstängda. Detta ställer stora krav och det vill till att stänga av så mycket som möjligt. Dialogen ska vara samlad – inte utspridd tycker jag.

Allt för nu!

SKL konferens om sociala medier, nu om juridiken.

Läs materialet och titta i hög kvalité på http://www.skl.se/web/Fritt_fram_for_social_medier.aspx

- LIVE at http://bambuser.com/v/721985

Allt du behöver tänka på om riktlinjer för hantering av sociala medier

Onsdag 21/4 kl 18.00 kör vi, Thomas Selig och Mattias Jansson #offkom - offentlig offensiv kommunikation i kommuner - igen. Då presenterar vi vårt förslag på riktlinjer som diskuterats mycket de senaste veckorna. Som vanligt http://www.ustream.tv/channel/offkom

Vi lägger ut förslaget under morgondagen så att du hinner ladda upp med frågor :) För dig som använder twitter – märk dina frågor med #offkom – annars kan du lämna dem på u-stream kanalen eller för all del här.

Kom och diskutera med oss!

Download now or preview on posterous (305 KB)

Katrineholms kommun på sociala medier ska nås samlat. Detta sker på två platser, dels på vår webbplats www.katrineholm.se dels på facebook. På webbplatsen samlas innehållet på alla sociala medier exklusive facebook dvs exempelvis bloggar, mikrobloggar video och bild-konton. På facebook samlas alla Katrineholms sidor, grupper, evenemang och personer mm via länkar på Karineholms kommuns officiella facebooksida. Dessutom visas en koppling till Katrineholmssidan på respektive annan facebook-plats som representerar kommunen.Den traditionella webbplasten följer den grafiska profilen. Det krävs inte på sociala medier.Bedömning av om, vem eller vilka som ska använda sociala medier i tjänsteutövningen sker av respektive verksamhet. Den som utses har ett ansvar för att hantera mediet på ett bra sätt och enligt dessa riktlinjer.

Detta är ett utkast för feedback, vad tycker du?

Posted via email from kommunchef’s posterous | Comment »